水利工程档案工作台账

启东市新港闸拆建工程

档案工作台账

启东市水利重点工程建设处

启 东 市 水 务 局

科技档案分类方案

二〇一九年九月

新港闸拆建工程

档案工作领导小组的主要职责

1、负责组织本工程所有档案人员的学习、宣传、贯彻档案工作的有关规定。

2、协调、指导、监督、检查整个工程档案管理工作，研究解决档案工作中的重大问题。

3、督促建设、监理、施工单位档案的收集、整理、归档工作。

4、负责组织档案人员的业务培训，表彰先进，鞭策后进。

二〇一九年七月四日

新港闸拆建工程

档案工作领导小组档案员岗位职责

1、严格遵守并执行《中华人民共和国档案法》和省市有关工程档案资料管理的规定，认真执行《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》。

2、热爱本职工作，刻苦钻研业务，勇于开拓创新，不断提升自身政治、文化、业务素质。

3、负责对本工程涉及的建设、施工、监理单位的档案工作进行业务指导和监督检查。

4、负责收集本工程全部应归档材料，并对其进行整理、保管、保护、鉴定、统计和提供利用，积极开发档案信息资源，提高档案利用率。

5、忠于职守，确保档案载体与档案机密的完整与安全。

二〇一九年七月四日    

 新港闸拆建工程

档案管理制度

二〇一九年七月新港闸拆建工程

档案管理制度

新港闸拆建工程是江苏省水利建设的重点工程之一，为加强对工程档案资料的管理、收集、利用工作，确保工程档案的完整、准确、系统和安全，更好地为工程建设、管理、运行和维护服务，达到“建一流水利工程，创一流工程档案”的目标，根据省市的有关档案管理工作的要求，结合本工程实际，特制定本制度。

一、工程参建各方的职责与任务

工程档案是水利工程建设全过程的真实记录和建设成果的反映，是进行水利建设和工程管理不可缺少的依据和条件，是提高对水利工程的科学管理水平的重要环节，是一笔非常宝贵的财富，因此，工程各参建单位必须指派专人，按照“集中统一管理”的原则，做好工程档案的收集、管理和利用工作。

1、项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。

2、勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，根据各自的职责范围和工作内容，按照《江苏省水利厅水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定》的要求，做好本工程文件、材料的形成、积累、整理、归档工作。凡是反映与本工程有关的重要职能活动、具有参考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，按照档案管理的要求，由文件形成单位分别进行整理，按合同协议规定的要求，由文件形成单位分别进行整理，按照合同协议规定的要求提交建设管理单位档案管理机构归档。项目准备阶段形成的前期文件，以及设备、工艺和涉外文件，由建设管理单位负责收集、积累；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向建设管理单位提交有关设计基础资料和设计文件；项目施工阶段形成的文件由施工单位负责收集、积累、整理，并按规定向建设管理单位提交；项目监理文件由监理单位收集、积累。（具体内容详见《工程档案归档范围明细表》）。

3、水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

4、工程各参建方应按要求及时完成验收资料的制备并提交，项目法人应对提交的验收资料进行完整性、规范性检查。

二、工程档案资料的收集范围

工程档案是水利工程建设、管理、运行、维护的重要组成部分，凡是记述和反映本工程的立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件都应收集整理归档。

工程档案归档范围明细表

序号

收集整理单位

需要归档的文件内容

套数

备注

1

建设单位

工程项目的可行性研究报告及批复、工程地质、水文勘察报告、建筑物及重要设备的安全鉴定；工程初步设计与概算及其批复、施工图设计与预算及其批复，工程项目投资计划管理文件、工程实施前的地形地貌资料、招投标文件的审查、协议，招标书、招标文件、招标补遗及答疑文件，返岗标书、资质材料、履约保函、授权委托书和投标澄清文件、修正文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告等评标本案资料；中标通知书、合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件等。

2

勘测设计单位

工程项目的勘测报告，初步设计、施工图设计、设计变更等有关的文件资料和图纸。

文件资料3套

3

施工单位

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料实验报告；原材料设备采购合同、出厂质量合格证明；设备图纸、使用说明书、零部件目录；设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续；施工放样记录；施工日志、大事记；隐蔽工程验收记录；工程记录及测试、沉降、位移等监测记录、事故处理报告；设备安装调试、整定记录；性能测试、校核；施工安装记录、操作联动试验；电气装置交接记录；工程质量检查、评定；施工总结、技术总结；交工验收记录证明；竣工报告、竣工验收报告；竣工图

文件资料3套，竣工图纸4套

4

监理单位

监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理细则；施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审；施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度及付款报审；开（停复、返）工令、许可证、中间验收证明书；设计变更、材料零部件、设备代用审批；协调会纪要、监理工程师指令、指示、来往函件；工程材料监理检查、复检、实验记录、报告；监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录；各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录；工程质量事故 ……此处隐藏6801个字……四、主要参建单位

建设单位：启东市水利重点工程建设处

施工单位：江苏省水利建设工程有限公司

设计单位：南通市水利勘测设计研究院有限公司

监理单位：南通通源建设监理有限公司

质量监督单位：南通市水利工程质量与安全监督站

五、工程概算与投资计划

2018年1月23日江苏省水利厅以苏水建【2018】2号文对本工程的初步设计进行了批复，批复概算总投资为1298万元，其中909万元为省以上投资，其余为县级财政配套。目前工程建设内容已全部完成。

六、招投标情况

本工程项目法人委托江苏省鸿源招标代理股份有限公司对本工程的施工标和监理标在省水利工程招投标平台上进行公开招标。2018年5月24日开标，评标委员会从省水利工程评标专家库随机抽取的7名专家组成。经过一天的开标、评标，最终由江苏省水利建设工程有限公司和南通通源建设监理有限分别中标施工标和监理标。设计标由于时间紧迫，经启东市人民政府专题会议讨论决定（2017年第14 次），采用直接委托方式确定由南通市水利勘测设计研究院有限公司来承担本工程的勘测、设计任务。

七、 工程建设情况

本工程于2018年6月26日正式开工，2019年4月30日通过完工验收，正在准备专项验收、工程审计和竣工验收等工作。

新港闸拆建工程

档案交接文据

启东市水利重点工程建设处

新港闸拆建工程档案交接文据

移出

单位名称

江苏省水利建设工程有限公司

接收单位名称

启东市水利重点工程建设处

交接性质

移交

档案所属年度

2018-2019

档案类别

数量（卷、米）

检索参考工具种类

数量

永久

长期

短期

长度

工程档案

合计

移

出

说

明

1、移出档案收集齐全，内容准确，装订整齐，分类合理。

2、文件材料字迹清楚，竣工图编制规范，图面清晰，签署完备。

3、所有案卷没有损坏、虫蛀、鼠咬、纸张变质等问题。

接

收

意

见

移出方填写的各栏内容属实，同意接收。

移出单位（印章）：

领导人：

经办人：

移出日期：    年   月   日

接收单位（印章）：

领导人：

经办人：

接收日期：    年   月   日

新港闸拆建工程档案交接文据

移出

单位名称

南通通源建设监理有限公司

接收单位名称

启东市水利重点工程建设处

交接性质

移交

档案所属年度

2018-2019

档案类别

数量（卷、米）

检索参考工具种类

数量

永久

长期

短期

长度

工程档案

合计

移

出

说

明

4、移出档案收集齐全，内容准确，装订整齐，分类合理。

5、文件材料字迹清楚，竣工图编制规范，图面清晰，签署完备。

6、所有案卷没有损坏、虫蛀、鼠咬、纸张变质等问题。

接

收

意

见

移出方填写的各栏内容属实，同意接收。

移出单位（印章）：

领导人：

经办人：

移出日期：    年   月   日

接收单位（印章）：

领导人：

经办人：

接收日期：    年   月   日

档案检查记录表

日期

部门

记录人

2018.8.11

启东市水利重点工程建设处

陆海群

    在对新港闸拆建工程建设现场进度和安全检查的同时，也对该工程施工和监理单位的档案资料进行了一次检查。通过检查发现，两家单位均比较重视工程档案的收集、整理工作，制定了较为可行的工程档案管理制度，指派专人负责档案的收集整理和归档工作，但也存在着一些问题，一是工程档案资料收集不够及时，二是整理不够规范，比较零乱。要求该单位对本次检查中发现的问题及时整改到位。

档案检查记录表

日期

部门

记录人

2018.12.5

启东市水利重点工程建设处

陆海群

    今天专门去工地检查安全问题，同时对工程建设的档案资料也一并检查，要求施工单位做到实事求是，用工程档案如实的反映工程建设的全过程，比如施工日志，要做到将每天的全部情况详细的记录在案。其他有关工程建设的档案资料要及时归档，按规范整理。同时要将关键时点、重点部位等有关情况及时用照片资料保存下来。

档案检查记录表

日期

部门

记录人

2019.1.3

启东市水利重点工程建设处

陆海群

通过对施工单位和监理单位资料的检查，发现监理签字手续不完备。要求将以上问题及时整改，并举一反三，不断提高工程档案的质量。   

新港闸拆建工程

档案利用效果记录

启东市水利重点工程建设处

附件3：

档案利用效果登记簿（表）

日期

单位

姓名

案卷或文件题名

利用目的

利用效果